Questions fréquemment posées sur le système de gestion et de liaison du PEP

La lecture de cette rubrique est-elle indispensable pour utiliser le système ?

Le système de gestion et de liaison du PEP est facile à utiliser sans explications. De nombreuses notes et symboles comme le point d’interrogation apparaissent tout au long pour fournir une aide contextuelle si on clique dessus. Un bon moyen de retenir les informations importantes est de lire l’ensemble des “Questions fréquemment posées” (QFP). Si vous avez d’autres questions après la lecture des QFP, vous pouvez également contacter en français le service d’assistance : [email protected]

Qu’est-ce qu’une licence bénévole par rapport à une licence directe ?

Une licence bénévole est une licence accordée à une personne (ou à un groupe) qui a un accord avec un ou plusieurs organismes qui met à disposition son établissement pour accueillir les formations du PEP et les personnes qui y assistent.

Une licence directe est accordée par TPRF à un organisme qui souhaite proposer le PEP aux personnes dont il a la responsabilité, généralement dans ses propres locaux.

Quel type de licence dois-je demander ?

Si vous ou votre groupe avez passé un accord avec un ou plusieurs organismes pour proposer des formations du PEP à leurs usagers dans leurs établissements, vous devez demander une licence bénévole. Si vous représentez un organisme qui souhaite proposer le PEP à ses usagers dans son propre établissement, vous devez demander une licence directe.

Comment décider de ma situation avec la (ou les) licence(s) et les établissements ?

Si vous proposez déjà des formations du PEP, la transition vers le nouveau système offre la possibilité de reconsidérer votre fonctionnement. Toutes vos activités actuelles ne correspondront pas forcément à une seule licence, particulièrement si un grand nombre de formations se déroulent dans différents organismes, animées par des équipes différentes. Relisez attentivement les explications données ci-dessus pour comprendre quelle structure s’applique le mieux à votre cas.
Notez que votre choix pourra être modifié par la suite. Par exemple, une nouvelle licence B peut être créée, et les établissements qui relevaient de la licence A seront désormais gérés par la licence B.

Qu’en est-il des lieux ouverts au public comme les bibliothèques ?

Le nom de l’établissement doit être unique et doit correspondre au nom de l’organisme ou du responsable de la formation. Dans un lieu ouvert au public, ce sera le nom de celui qui RÉSERVE la salle pour la formation.
Le nom du lieu ouvert au public peut être le nom de l’établissement ou bien figurer sur la ligne de l’adresse. Si le bénévole détenteur de la licence réserve la salle et organise la formation en son nom propre, par exemple pour un PEP offert au public, alors vous pouvez vous servir du nom du porteur de la licence comme nom unique de l’établissement.

J’ai fait une demande de licence. Quand sera-t-elle approuvée ?

Vous recevrez un email de TPRF sous 48 heures maximum. TPRF vous enverra son accord de licence avec les identifiants de connexion, ou bien vous demandera des informations complémentaires. Dans ce cas, il vous suffira de répondre en suivant les indications données dans l’email.

Quels outils informatiques sont compatibles avec le système de gestion et de liaison ?

Le système fonctionne sur tous les types d’appareils et de navigateurs : ordinateurs, tablettes et smartphones. L’ordinateur vous paraîtra peut-être plus facile, mais le système s’adapte à tous les appareils. Si vous remarquez que quelque chose ne fonctionne pas correctement, signalez-le en écrivant à l’adresse suivante : [email protected] Dans ce cas, mentionnez le type d’appareil, la version du système d’exploitation, le nom et la version du navigateur que vous avez. Assurez-vous de toujours utiliser la version la plus récente de votre navigateur.

Pourquoi est-ce que je n’arrive pas à changer l’adresse d’un établissement ?

Par définition, une nouvelle adresse est un nouvel établissement, même si elle porte le même nom. Vous devez donc créer un nouvel établissement. Toutefois, si une formation devait changer de lieu en cours de route, vous le signalerez dans le compte rendu de fin, et conserverez l’information que vous avez donnée au départ. Vous pouvez faire un commentaire si besoin.

J’ai plusieurs formations en cours. Dois-je effectuer la transition vers le nouveau système ?

Oui. Créez un compte rendu de début pour chaque PEP en cours ou devant démarrer en 2019.
Faites-le en utilisant le bouton bleu “Nouvelle formation”. Entrez la date de début effective de chaque formation, même si elle a déjà démarré.
Si la formation est déjà terminée, faites également un compte rendu de fin. Si elle est en cours, attendez qu’elle s’achève pour créer un compte rendu de fin. Vous n’avez aucun autre compte rendu à faire après avoir effectué cette transition et configuré toutes les formations en cours du premier mois d’utilisation du nouveau système.

Par où commencer pour remplir les comptes rendus de début et de fin de formation ?

Commencez par sélectionner Comptes rendus de formation et établissements dans le menu du système. Cliquez sur le bouton bleu Créer une nouvelle formation qui vous amène au formulaire “Informations sur la formation” : c’est votre compte rendu de début de formation. Une fois la formation créée, elle apparaîtra dans la liste. Vous pouvez mettre à jour les “informations sur la formation” à tout moment. Si vous faites cette mise à jour à la date de fin ou après, le formulaire change automatiquement et vous demandera d’inclure les renseignements nécessaires à l’établissement du compte rendu de fin de formation. Cette mise à jour constituera votre compte rendu de fin de formation. Si la formation est en cours au-delà de la date initialement prévue, saisissez la nouvelle date de fin envisagée.

À quel moment dois-je faire un compte rendu de début de formation ?

Idéalement, juste avant le début de la formation ou le jour suivant. Il n’y a pas grand intérêt à enregistrer des formations trop à l’avance. Si vous le faites, pensez à modifier la date de début si elle a changé. La date précise de démarrage est très importante. Vous pouvez modifier ces informations à tout moment.

À quel moment dois-je faire un compte rendu de fin de formation ?

Vous remplirez votre compte rendu de fin de formation dès qu’elle sera achevée, idéalement dans les 24 heures. Nous vous en remercions par avance.

Quelle est la différence entre un “auditeur” et un “participant” ?

Un auditeur est une personne qui assiste à n’importe quelle séance d’une formation du PEP. Un participant est une personne qui a manifesté un certain intérêt en assistant à au moins 4 séances d’une formation du PEP. L’auditeur se définit par sa présence à des séances. Le participant par sa présence à la formation dans son ensemble.

Que veut dire “nouvel auditeur” et “nouveau participant” ?
Un nouvel auditeur est une personne qui assiste pour la première fois à n’importe quelle séance d’une formation du PEP. On peut compter les nouveaux auditeurs au début de chaque séance en posant la question : « Qui assiste pour la première fois à une séance du PEP aujourd’hui ? ». Une personne qui assiste de nouveau à une séance d’une formation n’est plus un nouvel auditeur. Ainsi, le nombre de nouveaux auditeurs à la fin d’une formation se comptabilise en nombre de personnes. Par exemple, si les mêmes 8 nouveaux auditeurs assistent à chaque séance d’une formation des 10 ateliers, le nombre de nouveaux auditeurs à la fin est de 8 (et non de 80).

Un nouveau participant est une personne qui a d’abord été un nouvel auditeur lors d’une formation, puis qui a assisté au moins à 4 séances de cette formation. Nous comptons les nouveaux participants afin de connaître combien d’individus se sont intéressés au PEP. Une personne qui assiste à une autre formation du PEP n’est plus un nouveau participant. Le nombre de nouveaux participants à la fin d’une formation se comptabilise aussi en nombre de personnes. Il s’agit généralement d’un sous-ensemble du nombre de nouveaux auditeurs.
Si tous les nouveaux auditeurs étaient présents pendant au moins 4 ateliers, le nombre de nouveaux participants serait le même que le nombre de nouveaux auditeurs. Dans l’exemple ci-dessus de 8 nouveaux auditeurs qui ont assisté à tous les ateliers, on considère que le décompte de nouveaux participants sera également de 8.

Qu’est-ce que la “fréquentation totale” ?

La fréquentation totale est simplement la somme des personnes présentes à tous les ateliers d’une formation. Dans une formation comportant 10 séances, dont la fréquentation serait de 10 personnes à chaque séance, la fréquentation totale s’élèverait à 100. Peu importe que les 10 participants soient les mêmes ou pas. On ne compte pas ici le nombre d’individus mais la fréquentation totale de la formation.

Comment gérer le décompte des présences ?

Vous pouvez utiliser la méthode d’enregistrement des présences qui vous convient. TPRF a mis au point une méthode simple qui fournit rapidement toutes les informations demandées dans les comptes rendus. Vous trouverez plus d’information sur cette méthode ici. Même si vous décidez d’utiliser une autre façon de noter les présences, la lecture de la méthode proposée vous permettra de comprendre les informations recherchées par TPRF.

Que faire si un nouvel auditeur assiste à 4 séances ou plus dans 2 formations différentes ?

C’est l’exception un peu délicate qui confirme la règle. Il faut toujours compter comme nouvel auditeur une personne qui assiste à sa première séance d’une formation. Si vous savez que quelqu’un a déjà assisté à moins de 4 ateliers, mais qu’il revient assister à une autre formation et qu’il a été présent à au moins 4 ateliers au total pour ces deux formations, comptez cette personne comme nouveau participant mais pas comme nouvel auditeur dans la deuxième formation.

Comment un nouveau contact accède-t-il au système ?

Quand un nouveau contact est désigné pour rédiger les comptes rendus de formation par le contact principal ou l’administrateur de la licence, le système lui envoie un email contenant son identifiant et un mot de passe. Le rôle de cette personne en charge des comptes rendus de formation sera le même que celui du contact principal avec quelques limitations : ce nouveau contact peut voir et remplir uniquement les comptes rendus des établissements qui lui ont été assignés, et il ne peut pas créer de nouveaux contacts.

Où trouver plus d’informations sur l’utilisation du système de gestion et de liaison du PEP ?

Ces deux vidéos fournissent des informations complémentaires sur la façon d’utiliser le système de gestion et de liaison du PEP. Les diapositives et le texte de présentation qui constituent la vidéo peuvent être téléchargés. Cela vous permet de conserver un document sur votre ordinateur. Si vous avez des questions, vous pouvez également envoyer un courriel en français au service d’aide : [email protected]

Pour rester informé(e)

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