Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión del PEP

¿Se necesita esta guía para usar el sistema?

El sistema de gestión del PEP está diseñado para ser fácil de usar y es auto-explicativo. Incluye notas instructivas y símbolos que proporcionan ayuda contextual cuando se hace clic en ellos. La lectura de las preguntas frecuentes es otra forma de asimilar la información. Si todavía tiene alguna pregunta, puede ponerse en contacto con el Equipo de Ayuda en [email protected]

Diferencia entre licencia de voluntario y de organización

Una licencia de voluntario se emite a una persona o equipo que ha tramitado un acuerdo con una o más organizaciones, en las que se llevarán a cabo los cursos del PEP. Una licencia de organización se emite por la TPRF directamente a una organización que desea proporcionar el PEP para sus propios miembros o afiliados, generalmente en su propio centro.

¿Qué tipo de licencia debe solicitarse?

Si usted o su equipo han acordado llevar a cabo el curso a miembros de una o varias organizaciones en sus centros, debe solicitar una licencia de voluntario. Si representa a una organización que quiere proporcionar el PEP a sus miembros en su propio centro, debe solicitar una licencia de organización.

Organizar la licencia(s) y centros

Si está ofreciendo los cursos del PEP, este sistema permite organizarlos con una o más licencias, especialmente cuando participan diferentes equipos en distintas organizaciones. Tenga en cuenta que la estructura puede modificarse posteriormente. Por ejemplo, se puede crear una licencia B, y los centros que originalmente pertenecían a la licencia A se pueden mover a la licencia B.

 

El PEP en un lugar público: e.j. una biblioteca

El nombre debe de ser exclusivo para ese centro y debe incluir a la persona u organización que patrocina el curso. En un lugar público suele ser la persona que realiza la reserva. El nombre del lugar público podría ser parte del nombre del centro o parte de la línea de direcciones. Si el voluntario, ha reservado el lugar y está organizando el curso en su propio nombre, con un curso dirigido al público, puede usar el nombre del usuario de la licencia como único nombre del centro.

He solicitado una licencia, ¿cuándo se aprobará?

La respuesta de la TPRF suele tardar 48 horas, en alguna ocasión es más rápida. El correo contiene una aprobación con las credenciales de acceso al sistema o una solicitud con información adicional.

Dispositivos que funcionan con el sistema

El sistema es compatible con todos los dispositivos y navegadores actuales: computadoras, dispositivos portátiles y teléfonos inteligentes. Si detecta que algo no funciona, por favor, comuníquelo en el foro. Puede que la computadora sea el medio más fácil, pero el sistema se adapta automáticamente a cualquier dispositivo que esté utilizando. Si observa que algo no funciona, por favor comuníquelo al servicio de asistencia técnica: [email protected] Proporcione detalles sobre el dispositivo, la versión del sistema operativo y el nombre y la versión del navegador. Verifique que esté utilizando una versión actualizada del mismo.

¿Por qué no puedo cambiar la dirección del centro?

Por definición, una nueva dirección se corresponde con un nuevo centro, incluso si comparte el mismo nombre. En ese caso debe crear un nuevo centro. Sin embargo, si un curso en activo se mueve de un centro a otro, no tiene que cambiar el centro en el informe de final de curso. Simplemente déjelo donde comenzó. Puede añadir una nota, si lo desea.

Estoy realizando en la actualidad un curso del PEP

Si los cursos no están registrados, realice un alta de inicio de curso para aquellos que están en activo o que lo estaban en el mes en el cual comenzó a usar el sistema. Para ello, pulse sobre el botón azul «Crear un nuevo curso». Indique la fecha de inicio real de cada curso, incluso si empezó antes de este mes. Si ya ha terminado, haga también un informe de fin de curso. Si está en activo, espere hasta que termine y luego haga el informe de final de curso. No se precisa otro informe después de hacer esta transición y configurar todos los cursos que tuvieron sesiones durante el primer mes.

Informar del comienzo o final de un curso

Seleccione «Informe de cursos y centros» en el menú principal. Pulse en el botón azul «Crear un curso nuevo». Una vez creado el curso, aparecerá en el listado. Puede actualizar la información en cualquier momento. Si actualiza el curso durante o después de la fecha de finalización, el formulario cambia automáticamente para incluir la información necesaria de un informe de final de curso. Si este todavía está en marcha durante, o después de la fecha de finalización original, por favor, cámbiela por la fecha correcta.

Informar de inicio de curso

Lo idóneo es realizarlo un poco antes o un poco después del comienzo del mismo. Puede informar de los cursos planificados con días o semanas de antelación, aunque no es recomendable. Si informa de un curso con mucha antelación y la fecha aproximada de inicio cambia, actualice el registro del mismo. Puede hacer correcciones del curso en cualquier momento.

Informar del final de curso

Tan pronto como sea posible, una vez finalizado el curso, preferiblemente dentro de las siguientes 24 horas.

Diferencia entre asistente y participante

Un asistente es una persona que asiste a cualquier taller de un curso del PEP. Un participante es un asistente que ha mostrado interés asistiendo por lo menos a cuatro talleres. Los asistentes se definen por el número de talleres. Los participantes se definen por el conjunto del curso.

Definición de «nuevos asistentes» y «nuevos participantes»

Un nuevo asistente es una persona que asiste a cualquier taller de cualquier curso del PEP por primera vez. Los nuevos asistentes pueden ser contados al comienzo de cada sesión formulando la pregunta: «¿Hay alguien que nunca haya asistido a un curso del PEP?». Si ya asistido a algún taller no se considera nuevo asistente. Por lo tanto, el número de nuevos asistentes que se informan al final de un curso es un conteo de personas individuales. Por ejemplo, si los 8 nuevos asistentes asisten a cada sesión de un curso, el número de nuevos asistentes del que se informa al final es 8 (no 80).

Un nuevo participante es una persona que ha sido un nuevo asistente durante un curso y que ha asistido al menos a cuatro talleres de ese curso. Contamos los nuevos participantes para saber cuántas personas se han interesado en el PEP. La misma persona que asiste a otro curso no es un nuevo participante.

El número de nuevos participantes reportado al final de un curso es también un conteo de personas individuales. Por lo general, es un subconjunto del número de nuevos asistentes. Si todos los nuevos asistentes estuvieron presentes durante al menos cuatro sesiones, el número de nuevos participantes será el mismo que el número de nuevos asistentes. En el ejemplo anterior de 8 nuevos asistentes que asistieron a cada taller, el número de nuevos participantes reportados también sería de 8.

Definición de asistencia total

Por asistencia total nos referimos al total de asistentes de los 10 talleres de un curso. En un curso donde la asistencia a cada sesión fue de 10 personas, la asistencia total es de 100 personas. No importa si los 10 asistentes eran las mismas personas o personas diferentes. No es un recuento de personas, es simplemente la asistencia total al curso.

Datos de asistencia

La TPRF ha elaborado un sistema que es fácil de usar y que le proporcionará toda la información solicitada en los informes de los cursos. Para más información, acceda a esta página. Si decide utilizar uno diferente, el sistema sugerido le ayudará a entender exactamente qué información está solicitando la TPRF.

Un nuevo asistente completa cuatro o más sesiones

Este ejemplo es la excepción que confirma la regla. Cuente siempre a alguien como un nuevo asistente para el curso en el cual ocurre la primera asistencia. Si sabe de alguien que asiste a menos de cuatro sesiones al principio, pero regresa a un curso posterior y asiste al menos a cuatro sesiones en total, para los dos cursos, cuente a esa persona como un nuevo participante, pero no como un nuevo asistente, en el curso posterior.

Contactos adicionales: acceso al sistema

Cuando el contacto principal o el administrador de la licencia da de alta un nuevo contacto, el sistema envía un mensaje de correo electrónico a este, con las credenciales de inicio de sesión. El nuevo contacto será la persona encargada de las notificaciones del centro, y tendrá los mismos permisos que el contacto principal; con algunas limitaciones: la persona encargada de las notificaciones del centro solo puede ver e informar de sus centros asignados. Esta persona no puede crear nuevos contactos.

Información adicional sobre el sistema de gestión del PEP

Este vídeo le proporciona más información sobre cómo usar el sistema. Las imágenes de las diapositivas y el texto de narración se pueden descargar en formato PDF para que le sirvan como instrucciones escritas. Puede enviar un correo electrónico al Equipo de Ayuda con cualquier consulta: [email protected]

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